升级或替换酒店物业管理系统（PMS）有时是一项耗时又费钱的任务。为了做出明智的选择，我们必须深入了解这一过程中的关键要素和潜在问题。价格固然重要，但酒店老板更应关注系统的整体性能、长期价值以及是否真正符合自己的需求。

接下来，小编将从七个方面介绍酒店在选购或升级PMS时常见的错误。

系统需求不明确

酒店买 PMS（酒店管理系统）的时候，首先得准备个详细的单子，把酒店对这个系统在技术和使用方面的要求都一条一条写清楚。这在比较不同的 PMS 来挑出合适的那个时特别重要。酒店得明白现在用的系统有啥不足，也得知道在运营当中有啥难受的地方。更关键的是，得有长远的眼光，对以后要用的功能有个合理的预测。只有把系统的功能要求和系统集成方面的要求都清清楚楚地列出来了。

把价格作为唯一考量因素

小禧是不建议酒店老板将价格作为系统采购的唯一考量因素的，有的PMS价格虚高但品质并没有高于同行很多，而有的PMS正如禧住云PMS一样，提供免费试用权限，让酒店充分试用过后再考虑是否选用。把价格作为唯一考量因素往往会让我们对全局把握有失偏颇。酒店运营者更应该关注的是PMS整体的性能和价值如何，满足自身需求的才是最好的。

后续服务保障不到位

对酒店来说，选个合适的供应商那可太重要了。PMS供应商得能和酒店一起合作，沟通起来得高效透明，同时得提供高质量的服务和支持，这样才能保证酒店实现自己的目标。酒店在选系统的时候，也得留意系统维护的费用，像定制版报表的费用、支持或者维护的费用、系统集成的费用之类的问题。只有把这些问题都考虑周全了，酒店才能知道这东西买得值不值。

没有为未来使用

在进行PMS升级之前，酒店需要充分了解其所在的市场情况以及驱动酒店收入增长的关键因素，只有这样，才能确保系统未来能够满足使用需求。同时，酒店需要确保其使用的系统能够定期更新，功能的不断优化。只有这样才能提供更准确、实时的信息和更简洁的操作界面，从而也更好地保护酒店和客人的信息安全，防止数据泄露。

对系统集成的能力没有充分考虑

好多酒店都以为 PMS 和其他系统集成一样，插个插头就能用。其实不然，系统之间要集成的话，得两家供应商一起合作，通过那种通用协议的 API 接口才能弄好，过程挺复杂的。很多酒店都没太重视系统的“开放性”，像系统能和多少个第三方平台对接，还有和业内主流平台对接得花多长时间，这些都是很关键的点。很多时候呢，一直到系统采购的最后紧要关头，才把系统集成的需求提出来。这样一来，PMS 供应商和其他第三方平台建立或者确认这些接口对接的时间就特别少了，但这对酒店来说可是非常重要的。这种情况常常会让酒店面临一些没必要的风险，还可能让成本偷偷地升高了。

团队没有做好相应的准备

小禧建议，酒店在进行系统更迭/更新时，最好指定专人负责，项目负责人需要能够对管理层的目标和预期有充分了解。虽然在很多独立酒店没有专人负责技术，但指定项目负责人仍是非常必要的。此外，让酒店相关团队对PMS的更换以及后续运营层面上可能发生的改变做好充分的准备，在上线新PMS过程中非常重要。管理层在此事上也应取得各个相关部门的支持。毕竟，在更换/更新系统后，酒店管理层希望看到一些变化，而不是和以前一样一成不变。

没有对用户体验进行充分考虑

PMS应该具备这样的功能，那就是让酒店的员工和客人之间的每一次沟通、每一次交流都能够变得更加及时、高效。我们在当今的酒店环境中可以看到，不管是在客人办理入住手续的时候，还是在客人离店的时候，亦或是在酒店为客人提供服务的过程中，客人都越来越多地开始选择使用自助服务终端这种服务方式。所以自动化的 PMS 解决方案就必须设计得非常好用、非常容易上手，而且它还要能够从各个方面反映出酒店的服务水平，只有这样，它才能在酒店的运营过程中真正发挥出应有的作用，为酒店和客人都带来便利。

什么是更新酒店PMS的最佳时机？

其实很难说酒店啥时候替换 PMS 系统是最好的，但我们觉得酒店运营者最好在时间很充裕的时候考虑这事，可别等到有压力了才着急忙慌地弄。给酒店多留些时间去计划、评估和讨论，这样最后结果才可能让人满意。要是等之前用的 PMS 合同快到期了才去考虑，然后匆忙做决定，那大概率不会有特别好的结果。

但是得注意，PMS 系统必须跟上时代，可别等到系统太落后了，都没法正常运营和支撑业务了才想着换。酒店应该和软件、硬件供应商多聊聊，搞清楚系统升级和更新的频率。